PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

1.Przedmiotem zamówienia jestświadczenie usług pocztowych na potrzeby Zakładu Lokali
i Budynków Komunalnych w Olsztynie w zakresie przyjmowania, przemieszczania
i doręczania przesyłek pocztowych o wadze do 2000g oraz ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym.

2.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

1) Usługa jest świadczona w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek

pocztowych o wadze do 2000 gramów oraz ich ewentualnych zwrotów,

w obrocie krajowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i obrocie zagranicznym zgodnie

z przepisami:

a) ustawy z dnia 23 listopada 2012r.- Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188)

b) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r., w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych przez operatora wyznaczonego

c) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 25 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego

d) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku – Kodeks postępowania administracyjnego

2) Usługa obejmuje:

a) przesyłki listowe nie rejestrowane (listy zwykłe), przesyłki listowe rejestrowane (w tym polecone i polecone z pokwitowaniem odbioru) nie będące przesyłkami listowymi najszybszej kategorii,

3) Zamawiający przewiduje następujące ilości przesyłek o wadze do 2000 gramów w trakcie realizacji umowy:

4) Zamawiający zobowiązuje się na potrzeby realizacji usługi, właściwie przygotowywać przesyłki do nadania oraz przygotowywać zestawienia ilościowe w przypadku przesyłek nie rejestrowanych i zestawienia z wyszczególnieniem adresatów, w przypadku przesyłek rejestrowanych:

a) zestawienie jest prowadzone w postaci książki nadawczej;

b) Zamawiający (nadawca) umieszcza na przesyłce nazwę odbiorcy, wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej), określając jednocześnie rodzaj przesyłki (zwykły, polecony, priorytet czy zwrotne poświadczenie odbioru – ZPO) oraz pełną nazwę i adres zwrotny Zamawiającego (nadawcy). Obowiązek właściwego przygotowania przesyłki oraz sporządzenia powyższych zestawień ciąży na Zamawiającym. Zestawienia (w postaci książki nadawczej) będą sporządzane w 2 egzemplarzach – po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.

5) Nadanie przesyłek listowych oraz przesyłek rejestrowanych, nie będących przesyłką listową, przygotowanych do nadania następuje w wyznaczonej placówce/jednostce Wykonawcy w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego.

6) Miejscem odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego przesyłek do nadania oraz stosownej dokumentacji potwierdzającej ich ilość i rodzaj oraz miejscem przekazania przez Wykonawcę przesyłek (doręczenia i zwroty) jest Kancelaria Zakładu Lokali i Budynków Komunalnych, ul. Cicha 5, 10-313 Olsztyn. Przekazanie przesyłek do nadania następuje codziennie w dni robocze (poniedziałek – piątek, w godzinach 14:00-15:00), doręczenie korespondencji zwykłej i poleconej oraz zwrotów wszystkich przesyłek adresowanych do Nadawcy codziennie w dni robocze w godzinach 7:30-8:00, doręczenie korespondencji sądowych i komorniczych – codziennie w dni robocze w godzinach 7:30-13:00. W przypadku, gdy u Zamawiającego będzie wyznaczony jako dzień pracujący sobota, lub jako dzień wolny dzień powszedni, Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem, a Wykonawca jest zobowiązany w takim dniu do doręczenia i zwrotu oraz nadania przesyłek. Wykonawca potwierdza odbiór przesyłek do nadania zestawieniem ilościowym przesyłek przekazanych do nadania.

7) Zamawiający zobowiązuje się nadawać przesyłki w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie do miejsca przeznaczenia. Opakowanie listów stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie listów zabezpiecza przed dostępem do zawartości i minimalizuje ryzyko jej uszkodzenia w czasie przemieszczania. Odpowiedzialność za przesyłki po przekazaniu ich Wykonawcy spoczywa w jego zakresie.

8) W przypadku nieobecności adresata lub innych osób uprawnionych do odbioru przesyłki w obrocie krajowym przedstawiciel Wykonawcy pozostawia w skrzynce oddawczej adresata zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i w jakim terminie adresat może odebrać list lub przesyłkę, z uwzględnieniem warunków i terminów do odbioru przesyłki określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa w tym zakresie. Po upływie terminu odbioru lub wyczerpaniu możliwości doręczenia przesyłki, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym obowiązują zasady określone w przepisach międzynarodowych.

9)W przypadku przesyłek rejestrowanych doręczanie przesyłek powinno następować zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r., poz. 2096) oraz obowiązującą ustawą Prawo pocztowe, tzn. potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej winno mieć moc dokumentu urzędowego.

10) W przypadku zagubienia przesyłki w wyniku czego zostanie ona niedostarczona do odbiorcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo reklamacji. Reklamacja będzie się odbywać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami Prawa pocztowego.

11) Strony przed zawarciem umowy określą szacunkową łączną maksymalną masę przekazywanych przesyłek jednorazowo oraz wielkość maksymalnego standardowego rozmiaru pojedynczego opakowania zbiorczego.

12) Za wykonanie usługi Zamawiający zapłaci kwotę wynikającą z bieżących potrzeb Zamawiającego oraz cen usług pocztowych świadczonych przez Wykonawcę.Rozliczenia finansowe za wykonanie usługi będą dokonywane w okresach miesięcznych na podstawie specyfikacji wykonanych usług pocztowych sporządzonej przez Wykonawcę, zawierającą w szczególności sumę opłat za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone w okresie rozliczeniowym stwierdzone na podstawie dokumentów zdawczo – odbiorczych, podpisanych przez upoważnionych przedstawicieli Stron oraz za usługę odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego.

13) Szacunkowe dane dotyczące nadawanych przez Zamawiającego przesyłek w ciągu jednego roku zawarte są w pkt. 2.3) niniejszego załącznika oraz w formularzu w ofercie (kolumna IV). Zamawiający zastrzega, że podane dane mają charakter szacunkowy, a rozliczenie z Wykonawcą odbywało się będzie na podstawie rzeczywistych ilości wykonania usługi.

3.Wykonawca przez cały okres realizacji umowy, zobowiązany będzie do posiadania polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej.

4.Wykonawca dla wypełnienia swoich zobowiązań powinien zapewnić doświadczone i wykwalifikowane osoby zdolne do prowadzenia wszelkich powierzonych zadań, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i w zgodzie z postanowieniami odpowiednich decyzji, uzgodnieniami i opiniami, warunkującymi prawidłową realizację zamówienia.