1.Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa fabrycznie nowych, nieregenerowanychmateriałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących i kopiujących

1) Pod pojęciem „materiał fabrycznie nowy” Zamawiający rozumie materiały eksploatacyjne wykonane z nowych elementów, wcześniej nieużywane, niepochodzące
z recyklingu, bez elementów regenerowanych lub pochodzących z demontażu, bez śladów uszkodzenia, w oryginalnych opakowaniach producenta z widocznym logo, symbolem produktu i terminem przydatności do użytku nie krótszym niż 12 miesięcy od daty dostawy, posiadające wszelkie zabezpieczenia szczelności zbiorników z tonerem/tuszem.

2) Pod pojęciem „materiał nieregenerowany” Zamawiający rozumie materiały
do produkcji, których nie użyto składników poprzednio eksploatowanych, uzupełnianych bądź przerabianych. Nie dopuszcza się materiałów eksploatacyjnych, w których obudowa, chip bądź jakikolwiek inny element był powtórnie wykorzystany w procesie produkcji materiału.

3) Za „oryginalne materiały eksploatacyjne” należy uznawać takie materiały eksploatacyjne, które są zalecane przez producentów urządzeń, w których mają być stosowane, niebędące naśladownictwem lub przeróbką, niefałszowane, nieposiadających elementów wcześniej używanych lub modyfikowanych. Muszą posiadać na opakowaniach zewnętrznych: logo i nazwę producenta, opis zawartości - symbol (kod) oferowanego produktu (typ tonera/tuszu/bębna), numer katalogowy, listę modeli urządzeń, do których dany materiał jest przeznaczony.

4) Pod pojęciem „zalecane przez producenta danego urządzenia” należy rozumieć te materiały eksploatacyjne (np. tusz, toner, bęben), które producent wymieni na swojej stronie internetowej przy opisie urządzenia (drukarki itp.) bądź w instrukcji obsługi urządzenia.

5) Pod pojęciem „materiał równoważny”Zamawiający rozumie produkt:

a) O parametrach i standardach jakościowych nie gorszych, takich samych bądź lepszych (pojemność tonera, wydajność i jakość wydruku) w stosunku do materiału oryginalnego (wzorcowego), w pełni kompatybilny z urządzeniami pochodzącymi od firm wskazanych w formularzu specyfikacji cenowej, który zapewnia, jakość wydruku, co najmniej taką, jak produkt oryginalny, który nie ogranicza listy nośników dostępnych dla danego urządzenia;

b) Fabrycznie nowy i nieregenerowany, nienoszący śladów użytkowania a po jego zainstalowaniu w sprzęcie, na monitorze oraz panelu kontrolnym sprzętu nie mogą pojawiać się żadne negatywne komunikaty np. o nieoryginalności zastosowanego materiału (w przypadku, gdy produkt oryginalny posiada wbudowany układ scalony, który monitoruje proces druku i zużycie tuszu/tonera, produkt równoważny musi posiadać analogiczny element);

c) Wytworzony seryjnie w cyklu produkcyjnym zgodnym z normą ISO 9001 i ISO 14001, którego wydajność jest potwierdzona wynikiem przeprowadzenia testów zgodnie z normami: ISO/IEC 19752 – dla tonerów monochromatycznych, ISO/IEC 19798 – dla tonerów kolorowych, ISO/IEC 24711 dla wkładów atramentowych i jest, co najmniej taka jak materiału oryginalnego zalecanego przez producentów sprzętu.

6) Rodzaj materiałów eksploatacyjnych stanowiących przedmiotu zamówienia, wielkości oraz zakres zamówienia określone zostały w formularzu cenowym tj. w załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.

7) Ilości artykułów określone w formularzu cenowym są ilościami szacunkowymi, Zamawiający może ograniczyć ilość zamawianych produktów bez konieczności zmiany warunków umowy. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy zależne będzie od ilości dostarczonych i odebranych przez Zamawiającego materiałów, w całym okresie trwania umowy jak również od cen jednostkowych przedstawionych przez w ofercie.

8) Dostawy materiałów eksploatacyjnych będą realizowane sukcesywnie według potrzeb Zamawiającego, na wskazany w zamówieniu adres (do różnych miejsc na terenie Olsztyna), na koszt i ryzyko Wykonawcy, wraz z wniesieniem do pomieszczeń, po uprzednim pisemnym podaniu wielkości zamówienia przez Zamawiającego.

9) Zamawiający nie dopuszcza możliwości realizowania dostaw za pośrednictwem firm kurierskich.

10)Dostawy materiałów eksploatacyjnych będą realizowane w terminie maksymalnie 3 dni roboczych licząc od daty otrzymania przez Wykonawcę faksem pisemnego zamówienia. Za dni robocze uważa się dni od poniedziałku do piątku; z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach od 8: 00 do15:00;

11)W przypadku wykorzystania kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia określonego w umowie w terminie wcześniejszym niż termin obowiązywania umowy, Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia zakresu zamówienia w celu zachowania ciągłości realizacji przedmiotowego zadania;

12)W przypadku nabycia nowych urządzeń drukujących i kopiujących w trakcie realizacji zamówienia dla których nie przewidziano materiałów eksploatacyjnych Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia zakresu zamówienia o oryginalne materiały eksploatacyjne do tych urządzeń.

13) Zamawiajacy dopuszcza możliwość zaoferowania materiałów eksploatacyjnych równoważnych, w takim przypadku należy w sporządzonym formularzu cenowym – załącznik nr 2 podać nazwę proponowanego produktu równoważnego, tj. numer katalogowy, nazwę oraz nazwę producenta. Przy bezpośrednich dostawach, Wykonawca nie może dostarczyć innego produktu równoważnego niż ten, który został zadeklarowany w ofercie.

14) materiały równoważne winny spełniać następujące wymagania:

a) Oferowane materiały eksploatacyjne są w pełni kompatybilne z urządzeniami, do którego są przeznaczone - wymienionymi w formularzu cenowym;

b) Do produkcji materiałów eksploatacyjnych nie zostały użyte składniki poprzednio eksploatowane, uzupełniane bądź przerabiane lub pochodzące z recyklingu. Nie dopuszcza się materiałów eksploatacyjnych, w których obudowa, chip bądź jakikolwiek inny element był powtórnie wykorzystany w procesie produkcji materiału;

c) Wytworzony seryjnie cyklu produkcyjnym zgodnym z normą ISO 9001 i ISO 14001

d) Parametry i standardy jakościowe materiałów równoważnych muszą być nie gorsze, takie same bądź wyższe (np. pojemność tonera, wydajność i jakość wydruku) w stosunku do materiału oryginalnego (wzorcowego) - jednocześnie muszą być fabrycznie nowe i nieregenerowane, a po zainstalowaniu w sprzęcie, na monitorze oraz panelu kontrolnym sprzętu nie mogą pojawiać się żadne negatywne komunikaty. W przypadku, gdy produkt oryginalny posiada wbudowany układ scalony, który monitoruje proces druku i zużycie tuszu/tonera, produkt równoważny musi posiadać analogiczny element. Za negatywne komunikaty uznaje się wszelkie pojawiające się na urządzeniu lub pulpicie roboczym stanowiska pracy informacje o braku możliwości zastosowanego tonera/ tuszu powodujące niemożność skorzystania z funkcji drukowania lub kopiowania.

e) Zapewnić, jakość wydruku, co najmniej taką, jak produkt oryginalny,

f) Nie może ograniczać listy nośników (np. papier, folia zakres gramatury) dostępnych dla danego urządzenia;

g) Jeżeli Zamawiający stwierdzi, iż wydajność, jakość lub niezawodność dostarczonych produktów niekorzystnie odbiega od wymagań producenta sprzętu lub jeżeli Zamawiający stwierdzi, iż przedmiot zamówienia jest wadliwy,Wykonawca zobowiązuje się do gwarancyjnej wymiany produktu na nowy, wolny od wad w terminie do 48 godzin (w dni robocze) od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego o wadliwym produkcie (mailem lub faksem) W przypadku stwierdzenia wad produktu wymiana nastąpi w siedzibie Zamawiającego na koszt Wykonawcy.

W przypadku, gdy Wykonawca nie będzie miał możliwości uwzględnienia reklamacji w terminie 48 godzin dopuszcza się wymianę na materiał eksploatacyjny oryginalny, spełniający wymagania Zamawiającego, bez zmiany ceny.

h) Za wadliwy produkt równoważny, stanowiący przedmiot zamówienia, uznaje w szczególności:

- wysypany lub wysypujący się tusz/toner, pobrudzone elementy obudowy lub części mechaniczne oferowanego produktu a także produkt brudzący papier po jego zainstalowaniu w urządzeniu drukującym lub części użyte do jego produkcji noszą ślady użytkowania,

- wszelkie pojawiające się na urządzeniu lub pulpicie roboczym stanowiska pracy informacje o braku możliwości zastosowanego tonera / tuszu powodujące niemożność skorzystania z funkcji drukowania lub kopiowania,

- po zainstalowaniu w sprzęcie, na monitorze oraz panelu kontrolnym sprzętu pojawiają się negatywne komunikaty.

- w przypadku, gdy produkt oryginalny posiada wbudowany układ scalony, który monitoruje proces druku i zużycie tuszu/tonera, produkt równoważny nie posiada analogicznego elementu.

- zanieczyszczenie sprzętu drukującego powodujące konieczność czyszczenia i konserwacji wszelkich części i mechanizmów urządzenia;

- materiały eksploatacyjne, w których obudowa, chip bądź jakikolwiek inny element był powtórnie wykorzystany w procesie produkcji materiału;

15) przypadku oferowania materiałów równoważnych Wykonawca dołączy do oferty:

a. Oświadczenie potwierdzające równoważność oferowanych materiałów z oryginalnymi określonymi przez Zamawiającego, z którego w sposób niebudzący żadnej wątpliwości Zamawiającego winno wynikać, że oferowany asortyment równoważny ma takie same lub lepsze parametry techniczne, eksploatacyjne, bezpieczeństwa i użytkowe jak materiały oryginalne (w szczególności parametry dotyczące wydajności, pojemności tuszu/tonera i jakości wydruku będą takie same lub lepsze w stosunku do oryginału wytwarzanego, zalecanego przez producenta urządzenia; parametry dotyczące działania urządzeń po zamontowaniu równoważnych materiałów będą nie gorsze, niż w przypadku oryginalnych materiałów, np. urządzenie z równoważnym materiałem powinno zgłaszać prawidłowe komunikaty dotyczące stopnia zużycia materiału eksploatacyjnego). W szczególności z oświadczenia Wykonawcy powinno wynikać, że równoważne materiały eksploatacyjne nie spowodują pogorszenia działania urządzenia i są w pełni kompatybilne z urządzeniem, do którego je przeznaczono.

b. Złoży oświadczenie, że bierze na siebie pełną odpowiedzialność za uszkodzenie sprzętu Zamawiającego spowodowane używaniem dostarczonych materiałów eksploatacyjnych, niezależnie od tego czy sprzęt jest objęty gwarancją producenta czy w okresie pogwarancyjnym;

16)W przypadku oferowania materiałów równoważnych Wykonawca zobowiązuje się, że w przypadku, gdy sprzęt ulegnie uszkodzeniu (drukarka, kserokopiarka, urządzenie wielofunkcyjne lub faks), a uszkodzenie nastąpiło w wyniku stosowania i używania równoważnych materiałów eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę, do pokrycia kosztów dostawy urządzenia do punktu serwisowego (naprawczego) i kosztów naprawy, a w przypadku takiej konieczności – także zwrotu kosztów zleconej przez Zamawiającego ekspertyzy. Za uszkodzenie uważa się również zanieczyszczenie sprzętu drukującego powodujące konieczność czyszczenia i konserwacji wszelkich części i mechanizmów urządzenia;

Za podstawę żądania przez Zamawiającego naprawy urządzenia i pokrycia przez Wykonawcę kosztów dostawy urządzenia do punktu serwisowego (naprawczego) oraz kosztów naprawy urządzenia, uważa się pisemną opinię autoryzowanego serwisu producenta urządzenia.

17)Zobowiązuje się, że w przypadku, gdy czas naprawy uszkodzonego sprzętu Zamawiającego, w wyniku zastosowania materiałów równoważnych dostarczonych przez Wykonawcę, w autoryzowanym serwisie przekroczy 48 godzin od momentu zgłoszenia, Wykonawca będzie zobowiązany do nieodpłatnego dostarczenia na czas naprawy innego, nie gorszego sprzętu gotowego do pracy (wraz z materiałami eksploatacyjnymi);

18)Zobowiązuje się do wymiany na własny koszt uszkodzonego urządzenia na nowe o takich samych parametrach i cechach lub wyższych, jeżeli w przypadku danego urządzenia konieczna będzie trzecia naprawa z powodu stosowania równoważnych materiałów eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę bądź, jeżeli którakolwiek naprawa, bez względu na jej numer porządkowy, będzie ekonomicznie nieopłacalna.

19)Złoży oświadczenie, że w przypadku utraty przez Zamawiającego praw gwarancyjnych
z powodu zamontowania i użytkowania oferowanych przez Wykonawcę równoważnych materiałów eksploatacyjnych Wykonawca przejmie wszystkie zobowiązania gwarancyjne producenta. Pisemną opinię, czy materiał eksploatacyjny spowodował utratę praw gwarancyjnych wyda autoryzowany serwis urządzenia.

20)Materiały oferowane, jako równoważne, wymienione formularzu cenowym, muszą być dostarczone w oryginalnych opakowaniach producenta: z nazwą producenta, logo producenta, symbolem (kodem) oferowanego produktu (typ tonera/tuszu/bębna), listą modeli urządzeń, do których dany materiał jest przeznaczony (lista kompatybilności).

21)Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez Zamawiającego jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego produkty spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.

22)W przypadku oferowania materiałów eksploatacyjnych OEM :

a) Wykonawca zobowiązuje się, że w przypadku, gdy sprzęt ulegnie uszkodzeniu (drukarka, kserokopiarka, urządzenie wielofunkcyjne lub faks), a uszkodzenie nastąpiło w wyniku stosowania i używania materiałów eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę, do pokrycia kosztów dostawy urządzenia do punktu serwisowego (naprawczego) i kosztów naprawy, a w przypadku takiej konieczności – także zwrotu kosztów zleconej przez Zamawiającego ekspertyzy. Za uszkodzenie uważa się również zanieczyszczenie sprzętu drukującego powodujące konieczność czyszczenia i konserwacji wszelkich części i mechanizmów urządzenia;

Za podstawę żądania przez Zamawiającego naprawy urządzenia i pokrycia przez Wykonawcę kosztów dostawy urządzenia do punktu serwisowego (naprawczego) oraz kosztów naprawy urządzenia, uważa się pisemną opinię autoryzowanego serwisu producenta urządzenia.

b) zobowiązuje się, że w przypadku, gdy czas naprawy uszkodzonego sprzętu Zamawiającego, w wyniku zastosowania materiałów eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę, w autoryzowanym serwisie przekroczy 48 godzin od momentu zgłoszenia, Wykonawca będzie zobowiązany do nieodpłatnego dostarczenia na czas naprawy innego, nie gorszego sprzętu gotowego do pracy (wraz z materiałami eksploatacyjnymi);

c) zobowiązuje się do wymiany na własny koszt uszkodzonego urządzenia na nowe o takich samych parametrach i cechach lub wyższych, jeżeli w przypadku danego urządzenia konieczna będzie trzecia naprawa z powodu stosowania materiałów eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę bądź, jeżeli którakolwiek naprawa, bez względu na jej numer porządkowy, będzie ekonomicznie nieopłacalna.

23) Wykonawca realizujący zamówienie zobowiązuje się odbierać pojemniki po zużytych tuszach i tonerach zgromadzonych w magazynie Zamawiającego we ilościach nie mniejszych niż dostarczane na koszt własny na zgłoszenie Zamawiającego. Wykonawca potwierdzi odbiór tzw. „Karta odpadu” podpisaną przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy.